دورك — أتمتة إدارة المساعدات ومواعيد الاستلام

دورك — أتمتة إدارة المساعدات ومواعيد الاستلام

نبذة عن المشروع

«دورك» نموذج أولي لمنصة عربية تساعد الجمعيات على تنظيم دورة المساعدة، من تقديم الطلب ومراجعته إلى تخصيص الكمية وتحديد موعد الاستلام وتسجيل التسليم. يجمع المشروع بين واجهة للمواطن، ولوحة تشغيل للموظفين، ومسارات أتمتة باستخدام n8n.

التحدي

عندما تتوزع الطلبات بين الرسائل والجداول والسجلات اليدوية، تصبح متابعة حالة كل طلب أكثر صعوبة. وقد يضطر المواطن إلى الاستفسار المتكرر، بينما يحتاج الموظف إلى مراجعة عدة مصادر لمعرفة القرار والكميات المتاحة ومواعيد التوزيع.

انطلق المشروع من سؤال عملي: كيف نجمع هذه الإجراءات في مسار واضح، مع إبقاء قرار الاستحقاق بيد المختصين؟

الحل

تصميم منصة تجمع الطلبات والقرارات والمخزون والمواعيد في قاعدة بيانات واحدة. يحصل المواطن على رابط متابعة خاص، بينما يستخدم الموظفون لوحة بصلاحيات مختلفة للمراجعة والاعتماد والتوزيع.

بعد اعتماد الطلب بشريًا، تتولى الأتمتة محاولة تخصيص المساعدة وحجز موعد وفق الكمية والسعة المتاحتين. وإذا لم تتوفر الموارد، يبقى الطلب معتمدًا بانتظار التخصيص، دون إعطاء وعد غير مؤكد بالاستلام.

تجربة المستخدم

• واجهة عربية من اليمين إلى اليسار بتصميم هادئ ومتجاوب.

• تقديم الطلب عبر ثلاث خطوات: الشروط، المعلومات، والمراجعة.

• متابعة الحالة والمعلومات الناقصة وموعد الاستلام عبر رابط خاص.

• إمكانية إرسال استكمال أو شكوى ومتابعة رد الجمعية.

• لوحة للموظفين تعرض الطلبات والكميات والمواعيد وحالة الأتمتة.

البنية التقنية

تستخدم الواجهة HTML وCSS وJavaScript، مع Backend بلغة Python وقاعدة PostgreSQL في إعداد Docker. يتولى n8n جدولة وتنسيق العمليات من خلال API داخلي محمي.

تضم الحزمة تسعة مسارات أتمتة لمعالجة الطلبات الجديدة، وتنفيذ الإجراءات بعد القرارات البشرية، ومتابعة الاستكمال والتسليم والشكاوى، وتوليد التذكيرات والتقارير اليومية.

القرارات الهندسية

• حفظ الطلب والحدث المرتبط به داخل معاملة واحدة باستخدام Transactional Outbox، حتى لا يضيع الحدث عند تعطل الأتمتة.

• تصميم معالجة الأحداث لتجنب تكرار أثرها عند إعادة المحاولة.

• حجز المخزون وسعة الموعد داخل معاملة ذرّية لمنع التخصيص الزائد.

• فرض قيد يمنع تسجيل التسليم مرتين لنفس الاستحقاق.

• فصل حالة الطلب عن حالة التخصيص والتسليم.

• تسجيل القرارات والإجراءات في سجل تدقيق.

الخصوصية والصلاحيات

تطبق النسخة أدوارًا للمدير وموظف المراجعة وموظف التوزيع، مع تقييد موظف التوزيع بمركزه. يعتمد وصول المواطن على رمز متابعة عشوائي تُحفظ بصمته في قاعدة البيانات، ويعرض رد المتابعة الحد الأدنى اللازم من المعلومات.

لا يستخدم النظام الذكاء الاصطناعي لاتخاذ قرارات الاستحقاق، ولا يعتبر التسجيل ضمانًا للحصول على المساعدة.

النتائج والتحقق

تم بناء نسخة أولية تتضمن دورة العمل الأساسية وملفات Docker Compose ومسارات n8n. اجتاز منطق التطبيق 20 اختبارًا على محول SQLite المخصص للاختبار، بما يشمل حالات التزامن ومنع تكرار التسليم والصلاحيات وإعادة معالجة الأحداث. كما تمت تجربة تقديم طلب وهمي من المتصفح حتى ظهور إيصال ورابط متابعة.

لم تُقَس بعد نتائج ميدانية مثل تقليل الانتظار أو وقت المعالجة. وتشغيل PostgreSQL وn8n داخل Docker يحتاج تحققًا كاملًا في بيئة التشغيل المستهدفة. الإشعارات الخارجية في هذه النسخة محاكاة، وليست رسائل فعلية.

الخطوات القادمة

تجربة المنصة مع جمعية واحدة، والتحقق من دورة التشغيل داخل Docker، ثم تطويرها وفق ملاحظات الموظفين والمستفيدين. تشمل الأولويات ربط مزود رسائل فعلي، وتطوير إدارة الاستثناءات والاحتفاظ بالبيانات، واستكمال متطلبات الأمان والنشر قبل الاستخدام الحقيقي.